Pengertian Surat Dinas Meliputi Fungsi, Ciri, Syarat, Bagian dan Contohnya Secara Lengkap

Pengertian Surat Dinas – Fungsi, Ciri, Syarat, Bagian, Contoh

Pengertian Surat Dinas

  Yang dimaksud dengan surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

Tujuan Surat Dinas

Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff di instansi/lembaga terkait. Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

Fungsi Dan Kegunaan Surat Dinas

Seperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas diatas, surat resmi ini dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu. Nah berikut ini ialah fungsi dari surat dinas:

1. Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin dan surat keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
3. Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
5. Sebagai pedoman dalam sebuah pekerjaan
6. Sebagai alat pengikat
7. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi
8. Sebagai arsip suatu instansi
9. Dan masih banyak lagi.

Ciri-ciri Surat Dinas

Terdapat beberapa ciri-ciri surat dinas yang membedakan surat diinas dengan surat yang lainnya, berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas.

• Ada kop/ kepala surat dan nama lembaga atau instansi yang membuat surat.
• Ada nomor surat dan lampiran.
• Ada salam pembuka dan juga salam penutup.
• Ditulis menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas adalah surat resmi.
• Ada stempel lembaga atau instansi pada surat dinas.

Syarat Surat Dinas

Dalam menulis surat dinas terdapat syarat-syarat yang digunakan, berikut ini syarat penulisan surat dinas:

• Format suarat yang digunakan harus teratur sesuai format dalam surat dinas.
• Isi surat jangan terlalu panjang dan harus langsung ke inti yang mau disampaikan.
• Penulisan harus menggunakan bahasa yang resmmmi, sopan dan mudah dipahami oleh pembaca.
• Surat yang dibuat harus bisa menggammbarkan citra dari lembaga atau instansi yang membuat surat tersebut.

Macam-Macam Surat

Bila ditinjau dari sudut pandang isu, bentuk, dan penggunaan bahasa, surat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi

Sama dengan poin sebelumnya, surat pribadi digunakan untuk tujuan pribadi tanpa ada banyak aturan baku yang mengikat. Semua dapat disesuaikan dengan keadaan pengirim dan penerima. Serta, antara satu dengan surat lainnya dapat berbeda pula.

 2. Surat Niaga

Surat yang dikeluarkan oleh institusi dengan kegiatan utamanya yaitu berniaga (meliputi industri barang dan jasa) dapat diklasifikasikan ke dalam surat niaga. Keberadaan surat ini tentu sangat bermanfaat untuk menjalin hubungan baik dengan pihak luar serta menjaga citra perusahaan.

Ada banyak contoh surat niaga, beberapa di antaranya adalah surat jual beli, surat sewa menyewa, kwitansi, surat penagihan, surat penawaran, serta surat perdagangan lainnya dalam konteks yang lebih luas.

3. Surat Dinas

Salah satu jenis surat resmi lainnya yang digunakan dalam ranah kepentingan pekerjaan yang sifatnya formal disebut surat dinas. Anda dapat dengan mudah menemukannya ketika bekerja untuk suatu instansi tertentu dan diberi tugas untuk perjalanan dinas ke suatu tempat.

Berbeda dengan jenis surat lain, penggunaan surat dinas lebih banyak mengacu pada tingkatan tata kelola administrasi saja.  Surat ini menjadi dokumen sah yang melandasi pekerjaan seseorang, sebagai arsip apabila dibutuhkan di kemudian hari, serta instruksi resmi dari atasan ke bawahan.

Struktur Surat Dinas

Dikarenakan surat dinas ini termasuk dalam jenis surat resmi, maka berlaku pula kaidah khusus dalam penulisan surat formal. Berikut ketentuan dasar dalam bentuk infografis.

Selain mengikuti ketentuan surat formal di atas, ada beberapa poin yang menjadi syarat berlakunya surat dinas. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat perjalanan dinas.

1. Kop SuratIni merupakan bagian awal dan teratas dari surat dinas. Memiliki fungsi menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Bentuk kop surat sendiri bermacam-macam namun biasanya terdiri dari logo instansi, alamat instansi, no telpon, dan nama instansi.
2. Tanggal SuratKetika membuat suatu surat maka jangan lupa untuk mencantumkan tanggal. Karena dengan adanya tanggal kita menjadi paham kapan waktu surat ini dikeluarkan.
3. Nomor Surat
   Pemberian nomor surat tentu menjadi hal yang wajib bagi sebuah instansi. Dengan adanya nomor surat bagian administrasi pun dapat mudah menyusun pengarsipan dari surat itu sendiri.
4. Perihal
   Perihal menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan keluarnya surat tersebut.
5. Alamat
   Alamat penerima surat perlu dicantumkan dalam surat dinas. Info ini berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan bermanfaat untuk menjadikan surat itu telihat lebih resmi.
6. Lampiran
   Lampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan dalam sebuah surat. Biasanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas, dimana pada halaman utama tidak dapat memuat mengenai isi lampiran.
7. Salam Pembuka
   Seperti juga surat lainnya dalam penulisan surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formal. Dengan salam pembuka yang formal membuat surat terlihat lebih resmi.
8. Isi Surat
   Jelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Usahakan tidak bertele-tele dalam menulis isi dari surat dinas.
9. Salam Penutup
   Tak lupa bagian salam penutup sebagai bagian akhir surat. Sama seperti salam pembuka, gunakanlah salam penutup yang bisa diakses oleh semua orang.
10. Nama dan Stempel
    Nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat juga penting untuk dicantumkan dalam surat dinas.
11. Tembusan
    Ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat. Maka perlu dibuatkan tembusan.

Contoh Surat Dinas Sekolah

SD Harapan Bangsa
Jalan Melati Nomor 6, Yogyakarta
(0274) 620304

---

20 Juni 2006

No. : 27/UNI/2006
Hal : Undangan Pengambilan Rapor
Yth. Bapak/Ibu wali murid
di tempat
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada
hari : Sabtu,
tanggal : 24 Juni 2006,
waktu : pukul 08.00,
tempat : ruang kelas V SD Harapan Bangsa,
acara : pengambilan rapor.
Kehadiran Bapak/Ibu wali murid sangat kami harapkan. Atas perhatian Bapak/Ibu wali murid, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Deni Pasaribu, S.Pd.
Kepala Sekolah

Contoh Surat Dinas Kesehatan

Dinas Kesehatan
Kecamatan Rawanawi
Jalan Panjaitan 61, Palu

---

Palu, 06 Agustus 2009

No : 23/DinKes/VIII/2009
Hal : Undangan untuk Mengikuti Penyuluhan Kesehatan Gigi
Yth. Kepala SD Tunas Bangsa
Jalan Kamboja 51 Palu
Dengan hormat,
Menyambut Hari Kemerdekaan Indonesia, kami mengundang siswa dan siswi Bapak/Ibu untuk mengikuti penyuluhan kesehatan gigi se-Kecamatan Palu pada

hari : Senin,
tanggal : 10 Agustus 2009,
pukul : 8.00-selesai
bertempat di halaman kantor Kecamatan Palu, Jalan Panjaitan 61, Palu.
Kami berharap siswa dan siswi Bapak/Ibu dapat mengikuti kegiatan ini. Di akhir acara kami akan menyelenggarakan gosok gigi bersama. Dimohon semua peserta membawa perlengkapan gosok gigi.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

Andre Salomo

Contoh Surat Dinas Pemerintah

Dinas Sosial
Kecamatan Mekarsari
Jalan Kenanga 23, Surabaya

---

2 November 2009

No : 31/DinSos/XII/2009 Mekarsari,
Hal: Undangan untuk Menyaksikan Pemutaran Film
Yth. Kepala SD SETIA LUHUR
Jalan Merpati 88 di Mekarsari
Dengan hormat,
Perjuangan para pahlawan wajib kita teladani. Maka dari itu dalam rangka menyambut Hari Pahlawan, kami mengundang siswa dan siswi Bapakl/bu untuk menyaksikan pemutaran film perjuangan pada
hari : Sabtu,
tanggal : 15 November 2009
pukul : 11.00-selesai,
bertempat di aula Dinas Sosial Kecamatan Mekarsari Jalan Kenangan 23, Surabaya.
Kami berharap siswa dan siswi Bapak/Ibu dapat mengikuti kegiatan ini. Kami berharap dengan pemutaran film ini anak-anak dapat merasakan perjuangan para pahlawan saat itu.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

Sungkono Mulya
Ketua Panitia Pemutaran Film

Contoh Surat Undangan Dinas Perusahaan

PT Maju Jaya
Jalan Pangeran Diponegoro 15, Bandung

---

30 Oktober 2006

No. : 52/MJ/X/2006
Hal : Undangan
Yth. Segenap karyawan PT Maju Jaya
Jalan Pangeran Diponegoro 15 Bandung
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Saudara/Saudari besok pada
hari, tanggal: Senin, 6 November 2006,
tempat : ruang pertemuan,
acara : halal bihalal.
Kehadiran Saudara/Saudari sangat kami harapkan. Atas perhatian Saudara/Saudari, kami mengucapkan terima kasih.

Ketua Panitia

Abdul Haris

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Surat Dinas

• pengertian surat dinas menurut para ahli
• sistematika surat dinas
• jenis jenis surat dinas
• struktur surat dinas
• ciri-ciri surat dinas
• macam macam surat dinas
• jelaskan pengertian surat dinas sesuai dengan pemahaman anda
• syarat-syarat surat dinas

Share :