Pengertian Administrasi Perkantoran Meliputi Fungsi, Tujuan, dan Ruang Lingkupnya

Administrasi Perkantoran – Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Ruang Lingkup

Pengertian Administrasi Perkantoran 

Administrasi perkantoran adalah suatu proses pengawasan (controlling) pengoprasian kantor sehari-hari. Adapun tugas yang dilakukan administrasi kantor biasanya dilakukan oleh pegawai administrasi atau manajer kantor.Hal ini tergantung pada struktur dari organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.

Jadi dapat diartikan juga manajemen perkantoran yaitu merupakan suatu rangkaian kegiatan atau aktivitas merencanakan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (controlling), dan menyelanggarakan berbagai macam pekerjaan perkantoran atau ketatausahaan kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Supaya lebih memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli, nah berikut ini definisi administrasi perkantoran menurut para ahli yaitu:

---

• Menurut George Terry
  Pengertian administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
• Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell
  Pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
• Menurut Suparjati
  Pengertian administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
• Menurut Arthur Granger
  Administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
• Menurut William Spriegel Dan Ernest Daview
  Pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturin, produksi, pengelolaan gudang dan marketing.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.

• Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
• Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
• Psikologis; memberikan kepuasan.

Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

1. Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
6. Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Fungsi Administrasi Perkantoran

• Fungsi Teknis

Fungsi teknis administrasi perkantoran yakni fungsi yang memerlukan suatu pendapat, keputusan dan keterampilan dalam aktivitas perkantoran, misalnya seperti mengetahui cara  penggunaan perangkat lunak(software) dan perangkat keras (Hardware). Fungsi teknis ini sebagaimana yang sering di lakuakan oleh para staf administrasi yang berada di departemen Teknologi Informasi.

• Fungsi Rutin

Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang baik , paling tidak menguasai hal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Fungsi rutin ini biasanya dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas kegiatan administrasi.

• Fungsi Interpersonal

Fungsi Interpersonal yakni pada administrasi perkantoran ini memerlukan penilaian serta analisis yang akan menjadi dasar terhadap pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Adapun fungsi interpersonal ini sering kali dipakai oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik pangkat menjadi manajer.

• Fungsi Analisis

Fungsi ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya.organisasi.

• Fungsi Manajerial

Fungsi Manajerial administrasi perkantoran ini memerlukan perencanaan, pemotivasian,pengoraganisasi, serta pengukuran. Fungsi manajerial ini biasanya gunakan oleh staf yang sejajar dengan manajer yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrator bertanggung jawab untuk merencanakan pekerjaan bagi karyawan, mengawasi karyawan, dan meminta pengadaan fasilitas dan infrastruktur yang diperlukan atau memperbaiki peralatan kantor yang ada.
Berikut ini adalah Lingkup Administrasi Kantor yang lengkap:

1. Kegiatan Kantor

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor meliputi:

• Perencanaan Perkantoran (office planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
• Pengarahan Perkantoran (office actuating)
• Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2. Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa fasilitas / fasilitas yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor adalah:

• Lokasi kantor
• Bangunan
• Peralatan
• Interior
• Mesin Kantor

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...

• Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.

• Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.

• Hasil akhirnya berupa informasi

Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

• Bersifat memudahkan

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

• Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik

• Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Tugas Administrasi Perkantoran :

• Menangani keluhan pelanggan atau pertanyaan pelanggan tentang kebijakan dan prosedur.
• Mengawasi pekerjaan perkantoran dan administrasi untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur yang tepat.
• Memberi karyawan bimbingan dalam menangani masalah yang sulit atau kompleks atau dalam menyelesaikan perselisihan.
• Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
• Mendiskusikan masalah prestasi kerja dengan karyawan untuk mengidentifikasi penyebab dan permasalahan dan berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Melatih atau menginstruksikan karyawan dalam tugas atau pekerjaan.
• Membuat laporan yang berkaitan dengan kegiatan seperti produksi, penggajian, atau pengiriman untuk memverifikasi rincian, memantau aktivitas kerja, dan mengevaluasi kinerja.
• Merekrut, wawancara, dan memilih karyawan.
• Menafsirkan dan mengkomunikasikan prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staf.

Baca juga: Pengertian Komunitas Meliputi Jenis, Manfaat, dan Contoh Secara Lengkap

Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian administrasi perkantoran, tujuan, ruang lingkup, dan fungsi administrasi perkantoran. Semoga bermanfaat.

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Administrasi Perkantoran

• pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli
• tujuan administrasi perkantoran
• fungsi administrasi perkantoran
• tugas administrasi perkantoran
• materi administrasi perkantoran smk
• ruang lingkup administrasi perkantoran
• administrasi perkantoran pdf
• unsur-unsur administrasi perkantoran

Share :