Pengertian Kantor Meliputi Tujuan, Fungsi, Unsur, Ciri, Jenis dan Kegiatannya Secara Lengkap

Pengertian Kantor Menurut Bahasa, Ahli, Istilah Serta Fungsinya

Pengertian Kantor

Apa itu kantor? Yang dimaksud dengan Kantor adalah jika secara etimologis istilah Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statis.

Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit imerupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.

Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data.

Dari penjelasan-penjelasan di atas tersebut, jadi kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi.

Tujuan kantor yaitu untuk memberikan sistem pelayanan yang berupa komunikasi dan penyimpanan data serta tempat berkumpulnya orang-orang yang mengerjakan sesuatu untuk mencapai target atau tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.

Sedangkan Fungsi Kantor diantaranya yaitu untuk menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberikan informasi dan untuk melindungi aset atau harta.

Pengertian Kantor Menurut Bahasa

Kantor menurut bahasa atau secara etimologis berasal dari serapan bahasa Belanda “Kantoor”. Kata kantoor dalam bahasa belanda memiliki arti sebagai ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain.

Selain dari bahasa Belanda, kantor bisa pula diterjemahkan dalam bahasa inggris “Office” yang berarti tempat untuk memberikan pelayanan, atau ruang tempat bekerja.

Pengertian Kantor Menurut KBBI

Melalui Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kita juga bisa menerjemahkan kata kantor. Kantor memiliki makna balai (gedung, rumah, ruang) untuk mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), atau tempat menjalankan pekerjaan.

KBBI juga memberikan arti lainya, Kantor sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari personil, tempat, serta sistem operasi ketatausahaan yuang bertujuan membantu pimpinan organisasi. Tempat bisa diterjemahkan sebagai ruangan, kompleks, gedung, serta perabot dan perlengkapan di dalamnya.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan apa itu pengertian kantor, berikut beberapa diantaranya:

• Moekijat (1997:3), mendefinisikan kantor sebagai tempat dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.
• Prajudi Atmosudirjo (1982:25), mendefinisikan kantor adalah unit organisasi yang memiliki komponen terdiri dari tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan yang bertujuan untuk membantu pimpinan.
• Menurut George R Terry, pekerjaan perkantoran itu bisa terdiri dari penyampaian keterangan baik secara lisan maupun tertulis guna menyediakan landasan fakta bagi tindakan pimpinan.

 

Pengertian Kantor Menurut Wikipedia

Menurut Wikipedia, kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan bahasa perancis comptoir. Kantor adalah tempat yang biasanya digunakan untuk menjalankan proses perniagaan atau perusahaan secara rutin.

Kantor sendiri bisa hanya berupa suatu kamar atau satu ruangan kecil dan bisa pula berupa bangunan bertingkat tinggi. Tetapi biasanya kantor kerap dibagi ke dalam dua jenis. Ada kantor besar dan penting yang umumnya disebut dengan kantor pusat, dan ada kantor lainnya yang umumnya disebut dengan kantor cabang.

Pengertian Kantor Secara Dinamis dan Statis

Ada beberapa ahli yang membagi kantor dalam pengertian yang statis dan dinamis.

Menurut pengertian kantor secara dinamis, kantor adalah proses yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan seperti pencatatan, pengolahan, pengumpulan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi pengertian secara dinamis adalah pengertian yang berkaitan dengan proses kerja di kantor. secara sempit bisa disebut pula sebagai kegiatan administrasi atau tata usaha.

Sedang pengertian kantor secara statis bisa diartikan sebagai tempat kerja, ruang kerja, biro, markas, kamar kerja, badan, instansi, perushaan maupun tempat yang digunakan sebagai wadah untuk kegiatan pengumpulan, pengolahan, pencatatan, penyimpanan serta pendistribusian data. Jadi menurut pengertian secara statis kantor berarti tempatnya.

Dari berbagai keterangan di atas bisa kita simpulkan bahwa kantor adalah tempat yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan sebagiamana yang menjadi tujuan perusahaan dibuat.

Fungsi Kantor

Kantor sendiri memiliki beberapa fungsi yang di antaranya adalah, menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi serta melindungi aset atau harta.

Lebih jelasnya silahkan simak uraian berikut ini mengenai beberapa fungsi dari kantor:

1. Menerima Informasi

salah satu fungsi dari kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk informasi, seperti surat, pesanan, faktur, panggilan telepon dan juga semua informasi tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain sebagai tempat menerima informasi yang masuk, kantor juga berfungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh pihak manajemen.

2. Merekam Informasi

Fungsi kantor berikutnya adalah untuk merekam atau menyimpan informasi, agar informasi yang sudah ada dapat sesegera mungkin di siapkan apabila pihak manajemen memerlukannya. Semua informasi harus di simpan untuk kepentingan hukum (legalitas) atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman informasi disimpan gunanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk melakukan perencanaan serta pengendalian perusahaan.

3. Mengatur Informasi

Fungsi dari kantor adalah untuk mengatur segala bentuk informasi secara sistematis supaya informasi tersebut bisa dimanfaatkan atau digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Contohnya, laporan dari kegiatan promosi yang dilakukan oleh perusahaan dengan menyajikan informasi secara jelas serta dapat dipahami dengan baik. Laporan tersebut dibuat dengan cara yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4. Memberi Informasi

Kantor juga berfungsi untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen memerlukan informasi, kantor harus memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang sudah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Informasi yang diberikan sifatnya bisa rutin dan sebagian yang lainnya bisa bersifat khusus atau insidental. Informasi dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.

5. Melindungi Aset Atau Harta

Disamping fungsi-fungsi yang sudah disebutkan diatas, Kantorpun memiliki fungsi yaitu untuk melindungi aset ataupun harta. Segala jenis informasi atau data yang diterima oleh kantor merupakan aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak dapat berfungsi sepenuhnya apabila dibatasi pada fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberikan informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi informasi atau data, menjaga baik penyimpanannya, maupun isi, sehingga benar-benar bisa digunakan demi kepentingan perusahaan dan informasi atau data tersebut tidak jatuh kepada pihak yang tidak berhak atau pihak yang tidak bertanggung jawab.

Ringkasan Pengertian Kantor Dan Fungsinya Secara Umum

Tujuan dan Fungsi Kantor

Tujuan kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi atapun perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut yaitu:

• Menerima informasi. Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, faktur,maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
• Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuan pembuatan rekaman merupakan sedang menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut.
• Mengatur informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya akan ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi maupunsumber-sumber -yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan.
• Memberi informasi Bila dimana manajemen diminta sejumlah informasi yang akan diperlukan, kantor segera memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi -yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus.
• Melindungi aset yakni dengan mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang -tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

 

Ciri-Ciri Kantor Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor, yang diantaranya terdiri dari, yakni:

• Sebagai alat untuk menyambung pancaindra maupun juga ingatan pimpinan organisasi.
• Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja ataupun pederhanaan sistem manajemen.
• Dapat Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai targetnya.

Kegiatan kantor

Suatu kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.

Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini

A# Perencanaan kantor (Office planning)

Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan suatu kantor.

Perencanaan tersebut meliputi :

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan atau pencahayaan
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (budgeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B#  Pengorganisasian kantor

Pengorganisasian kantor merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lalin :

1. Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfungsi agar lebih efisien dalam organisasi atau instansi perusahaan.
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan atasan atau pun bawahan.
3. Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

C# Pengarahan kantor (Office actuating)

Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan bantuan kepada karyawan yang telah menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan cara komunikasi karyawan, agar komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai tujuan dan lancar.
6. Menggunakan tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada karyawan.

D# Pengawasan kantor (Office Controlling)

Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target.

Objek pengawasan kantor, antara lain :

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas suatu pekerjaan kantor
4. Waktu
5. Biaya yang dikeluarkan kantor

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

• Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan. Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

• Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

• Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

• Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll.

• Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh: mengirim e-mail, faksimili, surat.

• Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Contoh: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.

• Melakukan komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh: correspondence, telepon, teleconference.

• Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.

• Pekerjaan lain

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Baca Juga: Pengertian Transportasi Meliputi Unsur, Fungsi, Manfaat, dan Jenisnya [ Lengkap ]

Hanya itulah penjelasan tentang pengertian kantor yang dilengkapi dengan fungsinya. Jika menurut teman-teman masih terdapat kekurangan pada artikel ini, tambahkan atau lengkapi saja oleh teman-teman sendiri dan semoga penjelasan ini dapat memberikan manfaat bagi yang telah membacanya…

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Kantor

• pengertian kantor menurut para ahli
• pengertian gedung kantor
• tujuan kantor
• penyedia layanan komunikasi kantor merupakan pengertian kantor menurut
• fungsi kantor
• pengertian perkantoran
• jenis-jenis kantor
• fungsi kerja kantor

Share :