Pengertian Sekretaris Meliputi Fungsi, Tujuan Dan Tugas Pokoknya Secara Lengkap

Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Dibawah ini merupakan pengertian Sekretaris yang dikemukan oleh beberapa para ahli, diantaranya sebagai berikut:

Menurut Hartiti Hendrato & Tulus(2004:4) 

Bahwa pengertian sekretaris merupakan orang yang membantu seseorang dalam hal ini adalah pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

Betty Hutchinson Dan Carol Milano

Menurut mereka, pengertian sekretaris adalah seorang profesional, sebagai seseorang profesional, anda diharapkan menampilkan berbagai tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi dapat dipercaya, jujur dan berkepribadian

Menurut Saiman(2002:24) 

Bahwa pengertian sekretaris merupakan orang yang memiliki tugas mengenai aktivitas atau kegiatan tulis menulis, atau kegiatan atau aktivitas catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk perkantoran atau perusahaan.

Menurut The Liang Gie(2002:25) 

Yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya itu adalah menyelenggarakan dalam urusan surat menyurat termasuk juga menyiapkan, bagi penjabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.

Menurut Wursanto(2002:25)

Dikutip Saiman bahwa arti dari sekretaris merupakan seorang pegawai yang bertugas untuk dapat membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail pimpinannya atau kepala.

Menurut M. Braum dan Ramon (1992:3) 

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointments, anf performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”.

“Sekretaris merupakan seorang pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan dalam surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau juga mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau pada perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban yang lainnya dalam upaya meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.”

Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

• Membuka surat-surat.
• Menerima dikte pimpinan.
• Menerima tamu.
• Menerima telepon.
• Menyimpan arsip atau surat.
• Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
• Dan lain-lain.

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

• Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
• Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
• Menyusun acara pertemuan bisnis.
• Pembelian kado ataupun cindera mata.
• Dan masih banyak lagi.

Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

• Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
• Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
• Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
• Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
• Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
• Dan lain-lain.

Tugas Sosial diantaranya meliputi:

• Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
• Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
• Dan yang lainnnya.

Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

• Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
• Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
• Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
• Dan sebagainya.

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

• Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
• Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
• Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
• Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
• Dan lain-lain.

Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

• Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
• Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
• Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
• Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
• Dan masih banyak lagi.

Pengertian Sekretaris Tugas dan Tanggung Jawabnya

Tugas Pokok Sekretaris

Tugas sekretaris tidak jauh dari peran yang dimainkan hanya oleh tugas sekretaris satu organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama, semua dikembalikan ke AD/ART masing-masing yang mengatur tugas sekretaris.

Tetapi secara umum ada 8 tugas sekretaris dalam organisasi:

1. Menjalankan Perintah Pimpinan

Sebagai bawahan, pemimpin sekretaris memiliki kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin untuk menjalankan organisasi. Sebagai :

• mencari informasi
• mengumpulkan data
• membuat makalah pidato, dll.

2. Membantu Pekerjaan Pimpinan

Sekretaris juga memiliki kewajiban untuk membantu pekerjaan pemimpin seperti mengganti pemimpin jika pemimpin tidak dapat hadir, memantau dan memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai rencana.

3. Penghubung antara Pemimpin dan Anggota

Seorang sekretaris diwajibkan untuk menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota melalui selebaran atau pesan siaran. Atau sebaliknya, sampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pimpinan.

4. Penghubung Pemimpin dengan Orang-Orang di Luar Organisasi

Seorang sekretaris memiliki pintu gerbang ketika orang atau organisasi lain ingin menghubungi atau bertemu para pemimpin.

5. Melakukan Korespondensi

Korespondensi berarti bahwa seorang sekretaris bertugas merekam dan menerima surat-surat yang datang ke organisasi

sebelum tiba atau dibuang ke pemimpin / bagian / divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus dapat membuat surat saat dibutuhkan.

6. Pengarsipan

Sekretaris ditugaskan untuk mengajukan dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap berharga.

7. Mengatur Jadwal

Seorang sekretaris bertugas mengatur jadwal rapat atau rapat dewan secara berkala untuk membahas pengembangan program kerja manajemen.

Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan para pemimpin dengan organisasi lain.

8. Kreatif

Tugas kreatif sekretaris terkait dengan aspek pendukung yang diminta oleh pemimpin atau tuntutan situasi dan biasanya unik. Sebagai :

• Siapkan rencana kerja
• Atur poin-poin yang akan dibahas pada pertemuan tersebut
• Sampai kebijakan darurat.

Fungsi Sekretaris

Adapun fungsi sekretaris organisasi atau perusahaan terhadap atasan dan juga bawahan, diantaranya yaitu:

a. Fungsi Terhadap Atasan
Adapun fungsi sekretaris terhadap atasan yaitu:

• Sebagai penentu kebijakan yang berdifat adil bagi pegawai, berkaitan dengan pengaturan posisi yang sesuai dengaan kehalian masing-masing
• Sebagai sumber yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi tugas dan fungsinya
• Sebagai penerus keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
• Sebagai alternatif pemikiran ide yang dikeluarkan pimpinan
• Sebagai faktir penunjang dalam keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

b. Fungsi Terhadap Bawahan
Adapun fungsi sekretaris terhadap bawahan yaitu:

• Sebagai sarana pemeri motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat bekerja dengan baik dan lancar sesuai tujuan yang diinginkan
• Memberikan rasa bangga terhadap bawahannya dalam melakukan pekerjaan perusahaan atau organisasi
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah yang dihadapi
• Mengadakan pendekatan pada bawahan agar mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan keinginan bawahan.

Tujuan Sekretaris

Tujuan adanya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan, yakni :

• sebagai acuan utama atasan atau pimpinan untuk merundingkan hal yang menjadi masalah dalam menjalankan pekerjaan perusahaan atau organisasi.
• Membantu/ mendukung kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi
• Memastiakn kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin yang diselenggarakan perusahaan/organisasi dengan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
• Meningkatkan citra pimpinan.
• Memperlancar kegiatan ketata usahaan dikantor seperti menulis, mengetik, komputer, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
• Mempererat hubungan pimpinan dengan bawahan dalam hal komunikasi, dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan
• Media penyimpan, perekam,pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam perusahaan atau organisasi.

Tanggung Jawab Sekretaris (Secretary)

• Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
• Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
• Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
• Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi

Syarat & Kualifikasi Sekretaris (Secretary)

Kualifikasi akademik formal tidak selalu diperlukan, itu berarti sekretaris tidak hanya berasal dari kalangan akademik namun juga bisa dari SMU atau Sekolah kejuruan dan biasanya SMK administrasi, akuntansi maupun kejuruan sekretaris, meskipun untuk perusahaan besar membutuhkan sekretaris yang kompeten dibidangnya. Beberapa kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekretaris profesional adalah lulusan akademi maupun universitas jurusan bahasa Inggris, bisnis, IT, bahasa, ilmu informasi, administrasi atau manajemen. Pengalaman kerja juga dapat membantu.

Keterampilan & kemampuan Yang Dibutuhkan Sekretaris (Secretary)

• Kemampuan interpesonal
• Keterampilan kerja tim
• Kemampuan berorganisasi
• Keterampilan negosiasi
• Ketegasan
• Manajemen waktu
• Pengambilan keputusan dan keterampilan pemecahan masalah
• Kemampuan berkomunikasi

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Sekretaris

• pengertian sekretaris menurut para ahli
• pengertian sekretaris yang baik
• pengertian sekretaris dalam bahasa inggris
• fungsi sekretaris
• macam macam tugas sekretaris
• macam macam sekretaris
• pengertian sekretariat
• kesimpulan tugas sekretaris

Share :