Pengertian Administrasi Meliputi Unsur, Jenis, Ciri, Fungsi dan Tujuannya

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi secara umum adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi secara sempit ialah suatu bentuk kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan sebagainya yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas ialah segala bentuk proses kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuannya dengan memanfaatkan sarana dan prasana khusus secara berdaya guna dan berhasil guna. Dari definisi administrasi tersebut kita bisa mengetahui 3 hal penting, diantaranya adalah sebagai berikut :

• Administrasi merupakan sebuah seni sekaligus proses. Dimana seni dari administrasi ini adalah kita membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu dan tempat.
• Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu diantaranya adalah terdapat dua atau lebih orang didalamnya, adanya kerjasama antar orang tersebut dan sifatnya formal serta hirarkis. Dan administrasi ini juga memiliki tujuan, tugas dan ketersedian sarana dan prasarana.
• Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi ini adalah untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Berikut ini merupakan pengertian administrasi menurut para ahli :
 

• Arthur Grager - Administrasi adalah fungsi komunikasi pelaksanaan dan jasa dari slip organisasi.
• George Terry - administrasi adalah pengendalian, dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• (Sondang.P. Siagian, 1973)  - Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• William Leffingwell dan Edwin Robinson - Administrasi adalah cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
• Ulbert - Administrasi dalam arti sempit didefinisikan sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data dan informasi baik secara internal maupun eksternal untuk tujuan memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau seluruhnya. Sebuah pemahaman sempit administrasi lebih dikenal sebagai Administrasi.
• Munawardi Reksohadiprowiro - “dalam arti sempit” administrasi berarti pemerintahan, termasuk pengaturan setiap rapi dan sistematis serta penentuan fakta dan ditulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang komprehensif dan keterkaitan antara fakta dengan fakta lain.
• Menurut Wijana - Administrasi adalah “kombinasi dari semua Negara biaya rendah dan tinggi menjalankan pemerintahan dan polisi pelakanaan.
• Leonard D. White (1958)- Administrasi adalah proses yang umum di semua upaya kelompok di kedua perusahaan publik atau swasta.
• Wiliaw H. Newman (1963) - Administrasi adalah kepemimpinan dan pengawasan kelompok usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.
• WH EVANS - Administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.
• Menurut Simon 1958 - Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.
•  FX.Soedjadi 1989 - Administrasi adalah kegiatan prosedur usaha kantor (catatan, mengetik, menggandakan, dan sebagainya).
• Menurut Drs. Sutarto (1977) mengatakan  - Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

1. Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:
2. Administrasi memiliki tujuan yang jelas
3. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
4. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama
5. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja
6. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan

 

Fungsi Administrasi

Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut:

• Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, seperti pengumpilan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
• Organizing (Pengorganisasian) adalah aktivas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah di tetapkan.
• Staffing yaitu salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
• Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah di terapkan semula.
• Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga ada kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
• Reporting adalah menejemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.
• Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Pengertian Administrasi, Ciri-ciri, Fungsi, Tujuan, Ruang Lingkup

Jenis Administrasi

1. Administrasi publik
2. Administrasi lingkungan hidup
3. Administrasi negara
4. Administrasi niaga
5. Administrasi pembangunan
6. Administrasi kependudukan
7. Administrasi keuangan
8. Administrasi pendidikan

Unsur-Unsur Administrasi

Kegiatan yang bersifat kerja sama mencakup bidang yang sangat luas dimana saja kerja sama selalu melekat pada kegiatan manusia menurut The Liang Gie yang disebut administrasi adalah ; “Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi The Liang Gie tersebut kita mendapat tiga unsur administrasi yang terdiri dari :

1. Kegiatan melibatkan dua orang atau lebih
2. Kegiatan dilakukan secara bersama-sama
3. Ada tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Tiga unsur tersebut berkaitan erat satu sama lain dan terpadu. Jika salah satunya tidak ada maka kegiatan tersebut tidak dapat disebut sebagai administrasi.

Ruang Lingkup Administrasi

Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud (Gie, 2007:16) yaitu :

• Menghimpun
  Yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
• Mencatat
  Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis   keterangan-keterangan yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan
• Mengelola
  Yaitu : bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.
• Mengirim
  Yaitu : kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
• Menyimpan
  Yaitu : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Tujuan Administrasi

Didalam administrasi terdapat tujuan yang dapat merupakan  beberapa hal yaitu :

a.  Tujuan Jangka Panjang

Didalam tujuan jangka panjang ini terdapat beberapa ciri-ciri yang diterapkan antara lain :

1. Bersifat Idealistik
2. Bentuknya relatif abstrak
3. Kualifikasinya ialah tidak terbatas

Sesungguhnya tujuan jangka panjang tidak ditentukan oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian, melainkan oleh para pelopor atau pendiri organisasi yang bersangkutan.

 

Peranan Administrasi

Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.
Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.

Contoh Administrasi

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah beberapa contoh administrasi berdasarkan jenisnya:

1. Contoh administrasi negara seperti pembuatan aturan mengenai pembentukan lembaga pemerintahan, aturan tentang reshuffle kabinet oleh presiden, aturan tentang pemilihan umum, dan sebagainya.
2. Contoh administrasi keuangan yaitu mengeluarkan faktur, menghitung setiap kas masuk dan keluar sampai membuat pembukuan atau laporan keuangan, sesuai dengan aliran dana yang ada serta berdasarkan aturan.
3. Contoh administrasi pendidikan seringkali disebut sebagai tata usaha yaitu membuat jadwal, mengurus surat-surat, dan mengatur kegiatan sekolah.
4. Contoh administrasi perkantoran yaitu mengurus bagian absensi pegawai, membuat catatan terkait arus barang produksi, membuat laporan barang dan keuangan, menghitung serta mengklasifikasi stok barang dan masih banyak lagi.
5. Contoh administrasi pendudukan meliputi pembuatan dokumen kependudukan seperti KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Surat Kematian, dan masih banyak lagi. pengelolaan serta penyimpanan data dan informasi penduduk sesuai aturan yang ada.

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Administrasi

• pengertian administrasi perkantoran
• pengertian administrasi menurut para ahli
• pengertian administrasi usaha
• pengertian administrasi negara
• pengertian administrasi kepegawaian
• pengertian administrasi keuangan
• contoh administrasi
• tujuan administrasi

Share :